“Cada inicio de semana al regresar al trabajo solía preguntarle a mi equipo las mismas preguntas: ¿cómo te fue el fin de semana? ¿Cómo va todo? ¿Todo bien?  Generalmente las respuestas que obtenía eran sucintas y bastante genéricas.”

Si eres líder, y no tienes mucho tiempo para hablar con cada miembro de tu equipo de trabajo, difícilmente conocerás a fondo temas personales que pueden impactar directamente su actividad laboral. Esta era una situación a la que, como muchos directores hoy en día, se enfrentaba Anand Sanwal, el CEO de CB insights.

“Admito que no era muy bueno en las reuniones de seguimiento individual con los miembros de mi equipo, pero sabía que debía hacer algo para que ese tiempo fuera algo útil, tanto para mí como para ellos.”

Para mejorar la situación, Sanwal comenzó a utilizar preguntas más concretas: “¿A quién admiras de la organización y porqué? ¿Qué oportunidad crees que estamos pasando por alto?” Todas las preguntas enfocadas a mantener la conversación fluyendo.

Con esta nueva forma de llevar los encuentros con sus colegas, Sanwal tuvo una reunión de seguimiento rutinaria con uno de sus colaboradores estrella, alguien que consideraba hacía todo bien, a pesar de tener muchas responsabilidades. Le preguntó directamente  qué era lo que más disfrutaba de su trabajo.  Para su sorpresa, con la respuesta que obtuvo se dio cuenta que el colaborador estaba abrumado, que sentía que lo tenían apuntando a muchas direcciones a la vez y que no estaba desarrollando las habilidades que necesitaba para seguir avanzando en su carrera.

“La solución no se desarrolló en 45 minutos, pero me ayudó a comprender que debía definir más el rol de este colaborador y evaluar si era necesario contratar a alguien más para que el trabajo se hiciera sin sobrecargar a nadie”.

Los encuentros uno a uno con los miembros de tu equipo son más importantes de lo que muchos líderes pueden suponer. ¿Sabes quiénes son tus colaboradores?, ¿sabes si disfrutan lo que hacen y si tienen planes de hacer carrera en la compañía?

Las reuniones periódicas con tus colaboradores pueden aumentar el nivel de engagement que tienen con la Organización; sobre todo, si al final de las reuniones quedan con la sensación de que son importantes y tenidos en cuenta.

¿Qué dicen los expertos?

Es importante, mostrar compromiso con el desarrollo y crecimiento de tu colega, pero también hay que dar un paso atrás y pensar cómo puedes trabajar de la mano con él para que el trabajo sea realizado como debe ser.

Ten en cuenta estas recomendaciones para hacer tus reuniones más productivas.

Separa tiempo en el calendario y haz que cada minuto cuente

Agenda un tiempo libre de interrupciones y preocúpate por ser puntual y no cancelar. Es algo que suena sencillo y sin importancia, pero hacer lo contrario podría tener un efecto completamente opuesto al deseado en este tipo de encuentros. Este momento es ideal para conectar con tu equipo, dirige tu atención al colaborador y procura evitar distracciones como notificaciones o llamadas en el teléfono.

Mantente positivo

Puedes comenzar la reunión haciendo un cumplido por un trabajo bien hecho. Comenzar con un cumplido prepara un buen ambiente de confianza y energía positiva, para que el colaborador se sienta a gusto expresando sus opiniones.

Pregunta sobre los planes del colaborador a mediano y largo plazo

No descuides los temas personales, sé curioso. ¿El plan que este colaborador tiene a largo plazo se ajusta con los de la compañía? ¿Las labores diarias están llevándolo por el camino que se ha trazado para sí mismo? Detectar estas oportunidades o diferencias entre el plan del colaborador y los planes que tiene la empresa para él, pueden hacer una gran diferencia si se atienden a tiempo para que sean más compatibles.

Expresa gratitud

Cierra la reunión igual que cómo la empezaste, positivamente. Agradece el tiempo que acaban de darte y la sinceridad con la que tu colega respondió tus preguntas. Unos minutos para un agradecimiento genuino harán sentir a tu interlocutor valorado, y sobre todo, mantendrá el ambiente de confianza necesario para tener un nuevo encuentro igual de eficaz.