Trabajas un horario completo, llevas trabajo a casa y utilizas el multitasking o cuanta técnica has escuchado para hacer rendir el tiempo. Pero las tareas se siguen acumulando. ¿Te suena familiar? Ya estamos tan acostumbrados a este patrón que creemos que es normal y no podríamos estar más equivocados.

“Hay varias razones por las cuales la duración de nuestros días se ha extendido”, dice la consultora de productividad y autora de Never Check Email In The Morning, Julie Morgenstern. Mirar el reloj cada hora para ver cuánto falta puede ser una de las razones por las que parece que el tiempo rinde cada vez menos. 

Cada vez más, las empresas contratan una sola persona para suplir varios roles y estos cambian continuamente, resultando en un panorama abrumador.

“Reconoce que tienes más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo y harás las cosas de forma diferente.” Lo que la consultora sugiere es tomar algunas decisiones conscientes sobre el uso de tu tiempo, que hará que disfrutes más tu tiempo en la oficina y a reducirlo un poco. Te damos una mano resumiéndolas aquí:

¿Qué estás haciendo con tu tiempo?

Revisar tu correo electrónico, responder a los mensajes de tu jefe, reuniones de nunca acabar… son muchas las razones por las cuales el tiempo se esfuma. Una buena técnica, recomendada por Morgensten es llevar una bitácora de tiempo. Al final del día, mirarás lo anotado y podrás descifrar exactamente qué te quitó tiempo y porqué no terminaste de escribir la propuesta que debías entregar.

Filtra tus pendientes, deja solo lo fundamental

Acéptalo de una vez: es imposible terminar toda la lista de pendientes en un día. No ganas puntos por la lista más larga, si en realidad no terminas lo más importante. Siéntete bien si terminas las 3 más fundamentales del día. Y una clave: no hagas la lista digitalmente. Según Laura Vanderkam, autora de 168 Hours: You Have More Time Than You Think, la mejor forma de concentrarse es revisando de manera análoga, sin la tentación de caer en la redes de la Internet.

Alarmas, no solo para salir de la cama

Poner alarmas te puede ayudar a identificar las distracciones que te impiden hacer tu trabajo. Cada hora o cada dos horas, que suene una alarma te hará consciente del tiempo y cómo lo utilizas.

Tómate un tiempo lejos de tu correo

No eres tú, es tu correo electrónico. Y necesitas terminar con él. Al menos por un tiempo prudente en el que te puedas concentrar en tu trabajo sin recibir notificaciones que interrumpan. Morgenstern, recomienda eliminarlo al comienzo del día y al final. Agrega: “No puedes entrar en modalidad productiva si empiezas tu día siendo reactivo.”

Planea tus días con 3 días de anticipación

Visualizar tu carga de trabajo con 3 días de anticipación puede ser muy útil para enfocarte y tener una dimensión más clara de lo que alcanzarás a hacer en un tiempo determinado. Claro, siempre hay improvistos que debes manejar flexiblemente, por lo que no se trata de crear un cronograma y no salirse nunca de él. Pero planificar te permite jerarquizar tus pendientes.

Y no olvides la palabra mágica: priorizar

Hazte una pregunta: “¿Si quitaran la energía de la oficina a las 5:00 p.m., cuál de mis pendientes haría primero?” Esto tal vez no sucederá, pero imaginarte ese sentido de verdadera urgencia te ayudará a identificar cuál es el pendiente más importante. En la actualidad todo parece de vida o muerte, pero la realidad es que hemos perdido el verdadero significado de la palabra “urgente”.

No es para que salgas corriendo ya, pero tener una vida personal fuera de la oficina te hará un mejor profesional.

“El trabajo es como el gas: se expande para ocupar el recipiente que lo contiene, así que da a tu hora de salida la importancia que merece. La gente más eficiente que conozco tiene una razón para querer salir a las 5 pm”, asegura Morgestern. Tener una actividad física o de escape mental ayuda al trabajador a estar fresco mentalmente y en últimas a ser más productivo en la oficina.

Encuentra el texto original publicado por Forbes México aquí.